Mäkimattilan sukuseura ry:n hallituksen kokous 16.4.2023

Aika: Sunnuntai 16.4.2023 klo 17:00 alkaen

Paikka: Videoneuvottelu

Osallistujat: Aku Mäkimattila, Jari Mäkimattila, Simo Mäkimattila, Heikki Varantola

Käsitellyt asiat:

1. Kokouksen avaus
   • Koollekutsuja avasi kokouksen klo 17.13
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
   • Todettiin kokous laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Esityslistan hyväksyminen
   • Lisätään kohtaan 10 keskustelu kommunikointikanavasta.
4. Kokouksen virkailijoiden valinta
   • Puheenjohtajaksi valittiin Heikki Varantola.
   • Sihteeriksi valittiin Aku Mäkimattila.
5. Ilmoitusasiat
   • Heidi Honkanen jää pois hallituksesta.
   • Selvitetään, miten hallitusta voisi täydentää.
6. Sukuseuran hallituksen järjestäytyminen kaudelle 2023-2025
   • Puheenjohtajaksi valittiin Heikki Varantola.
   • Varapuheenjohtajaksi valittiin Simo Mäkimattila.
   • Rahastonhoitajan toimi jätettiin vielä auki.
     • Heikki selvittää, saadaanko tilinkäyttöoikeudet Simo Mäkimattilalle.
   • Nettivastaavaksi ja seuran sihteeriksi valittiin Aku Mäkimattila.
   • Valinnat olivat yksimielisiä
7. Tilit ja jäsenmaksut
   • Todettiin sukuseuran tilin saldo.
   • Jäsenmaksun maksaneita on tällä hetkellä 22 kappaletta.
8. Sukuviestit
   • Sukuviestit lähetetään sähköpostijakelulla ja jaetaan sukuseuran nettisivuilla.
   • Heikki lähettää sukukokouksessa kerätyt sähköpostiosoitteet Akulle. Aku lisää ne postituslistalle.
   • Heikki kirjoittaa pääkirjoituksen, kertoo viime sukukokouksesta ja kysyy sähköpostitse, onko jollain jotain sitä vastaan, että hallitukseen kutsutaan viides jäsen Heidin tilalle. Aku liittää kuvat kirjoitukseen.
   • Seuraavien sukuviestien pääkirjoituksista vastataan seuraavassa järjestyksessä: Simo, Jari, Aku, Heikki.
9. Jaakko Mäkimattilan kuolinpesän hallussa oleva sukua koskeva materiaali
   • Mäkimattilan Suku -teoksia on vielä jäljellä lähes sata kappaletta.
     • Heikki varastoi teokset ja niitä tarjotaan suvun jäsenille seuraavassa sukukokouksessa vapaaehtoista lahjoitusta vastaan (sukuseuralle).
     • Hallituksen jäsenet olivat myös halukkaita ottamaan teoksia vapaaehtoista lahjoitusta vastaan (sukuseuralle).
   • Alastaro-kirjoja myydään Mälläisten Wanhassa kaupassa.
   • Sukututkimukseen liittyvää materiaalia on tarkoitus viedä kotiseutuarkistoon.
     • Ehdotus on, että Mäkimattilan sukuseuran jäsenillä on pääsy arkistoon.
10. Muut mahdolliset asiat
    • Heidi Honkasen hallussa olevat suvun materiaalit siirretään Heikin varastoon.
    • Kommunikointikanavat
      • Luodaan hallitukselle oma WhatsApp-ryhmä.
        • Aku luo ryhmän.
      • Pidetään sukuseuran nettisivut käytössä ja aktiivisina.
      • Selvitetään mahdollisuutta perustaa sukuseuran Facebook-ryhmä.
        • Päätetään asiasta seuraavassa kokouksessa.
    • Seuraava kokous pidetään 20.8. klo 18:00. 
11. Kokouksen päättäminen
    • Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:30.